Gestão de tempo é sempre um grande desafio para os pequenos empreendedores que normalmente acumulam diversas funções dentro da própria empresa. Muitos não tem um planejamento eficiente de acordo com suas demandas, as horas são consumidas atendendo urgências e ao final do dia a sensação é de que a pilha de afazeres só aumentou.
Então como lidar com as inúmeras tarefas? De acordo com a coach de produtividade e especialista em gerenciamento de projetos, Eleine Passos, a chave está na união entre planejamento, autoconhecimento e construção de bons hábitos. “Em primeiro lugar é preciso se conhecer, saber quais horários você é mais produtivo, quais seus limites e os detalhes da sua rotina. Depois, mapear tudo que precisa resolver e classificar de acordo com prioridades, distribuir as demandas na sua rotina semanal e mensal e por fim acompanhar o que foi concluído, o que está pendente e o que não foi possível realizar”, explica Eleine. Para dar conta dos diversos papéis dentro de uma empresa a especialista indica alguns pontos de atenção para gerenciar melhor o tempo do microempreendedor:
1 – Defina as prioridades e classifique-as. O que é importante e urgente?
Problema: Não basta fazer lista de tarefas sem prazo, porque corre o risco de muita coisa, especialmente a parte mais burocrática e chata do trabalho, ser adiada até chegar em um momento crítico e atrapalhar o andamento do seu negócio.
O que fazer: Divida as áreas e projetos do seu negócio que necessitam de sua atenção, depois liste o que precisa ser feito em cada uma delas. Em seguida, Eleine sugere usar a matriz de Eisenhower, que classifica as demandas em: importante e urgente (faça imediatamente); importante, mas não urgente (distribuir no cronograma em objetivos de médio e longo prazo); urgente, mas não importante (se puder delegue para outra pessoa, se não separe um turno no dia pra fazer); não urgente e não importante (faça mais tarde ou avalie a necessidade de manter essa demanda).
2 – Cuide do CNPJ mas não se esqueça do CPF
Problema: Manter o equilibrio é fundamental. Não adianta manter um planejamento no trabalho se você não consegue cuidar da sua saúde e bem-estar. Lembre-se que além de todos os papéis como empreendedor, você ocupa outros lugares como indivíduo, como filho(a), pai/mãe, marido/esposa, amigo, etc.
O que fazer: Inclua na sua rotina diária hábitos saudáveis, que aumentem a sua reserva de energia. Atividade física e boa alimentação são importantes, mas além disso, é necessário acrescentar pausas para o descanso e pequenas doses de lazer que possam ser atribuídas no dia. Isso ajuda a aliviar o estresse do cotidiano e manter o ritmo.
3 – Use a tecnologia a seu favor
Problema: A tecnologia oferece inúmeras distrações que podem atrapalhar na rotina de trabalho, mas por outro lado, ela também oferece diversas soluções que podem auxiliar na organização e gestão do tempo.
O que fazer: Existem diversos aplicativos e ferramentas que ajudam no gerenciamento de tarefas, como Trello, Todoist e Asana, Runrunit. O whatsapp Business é ótimo para limitar o atendimento e não misturar com assuntos pessoais. A técnica pomodoro também pode ser bastante eficiente para ajudar a manter a concentração em uma atividade específica do trabalho. Em alguns casos também é necessário desativar notificações das redes sociais.
4 – Acompanhe e analise a sua rotina ao final do dia
Problema: Muitos empreendedores estão o tempo inteiro ocupados, mas não conseguem ser produtivos, porque não tem controle do que está em processo e o que precisa ser resolvido.
O que fazer: Ter um planejamento das atividades ajuda a aliviar a ansiedade e entender tudo o que está sendo feito. Por isso é importante ao final do dia checar as tarefas concluídas, analisar e reprogramar o que não pode ser resolvido no dia e celebrar as pequenas conquistas.
5 – Conheça suas limitações e identifique seus pontos fortes
Problema: Cada pessoa tem um ritmo e por isso é importante conhecer suas dificuldades, seus sabotadores e hábitos de procrastinação e os momentos de maior produtividade
O que fazer: Observee anoteo que te causa mais distração, descubra em quais horários se sente mais cansado, identifique quais atividades exigem mais empenho e concentração, identifique os pontos fortes e fracos da sua rotina e quanto tempo em média dedica a cada uma das tarefas.
SOBRE ELEINE PASSSOS
Especialista em Gerenciamento de Projetos e Administração Estratégica. Palestrante, professora e mentora em diversos temas relacionados à Produtividade, Gestão de Projetos, Planejamento, Protagonismo e Desenvolvimento de Carreiras e Motivacionais. Co-autora do Livro Manual do Executive Coaching. Formação emLeader Coach, Life & Professional Coaching pela Brascoaching. Analista de Perfil Comportamental – DISC. Formação Internacional Executive Coaching com Dr. Michael Hall. Sócia e Consultora de Projetos da AllPassos – Expertise em Gestão Financeira e Projetos para Micro e Pequenos Empreendedores. Mais de 12 anos atuando na área de Gerenciamento de projetos, Programas, Portfólio e ferramentas de gestão e planejamento, em diversos seguimentos e projetos diferenciados, em empresas do Governo da Bahia, TI (TIC – Petrobras) e Industrial (Braskem/Kempetro). Idealizadora do Programa – Projete sua Carreira.
